[UTIL] Precizari privind folosirea aparatelor de marcat (case de marcat)

Obligaţie

Au obligaţia de a se dota şi de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale operatorii economici care efectuează livrări de bunuri cu amănuntul, precum şi prestări de servicii direct către populaţie.

Important! Prin livrări de bunuri cu amănuntul şi prestări de servicii direct către populaţie se înţelege acele activităţi desfăşurate cu caracter permanent. Nu intră în această categorie eventualele livrări de bunuri şi prestări de servicii direct către persoane fizice efectuate întâmplător de către agenţii economici, alţii decât comercianţii cu amănuntul.

Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale au obligaţia să emită bonuri fiscale cu aparatele de marcat electronice fiscale şi să le predea clienţilor. La solicitarea clienţilor, utilizatorii vor elibera acestora şi factură.

Până la repunerea în funcţiune a aparatelor de marcat electronice fiscale, operatorii economici utilizatori sunt obligaţi să înregistreze într-un registru, special întocmit în acest sens, toate operaţiunile efectuate şi să emită facturi pentru respectivele operaţiuni, la cererea clientului.

Bonurile fiscale emise de casele de schimb valutar se semnează şi se ştampilează de emitent.

În cazul în care în acelaşi spaţiu se efectuează atât livrări de bunuri cu amănuntul sau prestări de servicii pentru care este obligatorie utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale, cât şi livrări de bunuri cu amănuntul sau prestări de servicii pentru care nu există această obligaţie, utilizatorii pot emite bon fiscal pentru toate bunurile livrate şi/sau serviciile prestate.

Obligaţia agenţilor economici care efectuează livrări de bunuri cu amănuntul, precum şi prestări de servicii direct către populaţie, de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale ia naştere de la data începerii activităţilor comerciale desfăşurate în fiecare locaţie.

În situaţia în care utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale îşi încetează activitatea, precum şi în cazul aparatelor de marcat electronice fiscale confiscate potrivit legii ori preluate spre valorificare de societăţile bancare ca urmare a neachitării împrumutului contractat pentru achiziţionarea acestor aparate, valorificarea acestora se va realiza numai prin distribuitorii autorizaţi.

Activităţi exceptate

Nu au obligaţia utilizării AMEF, operatorii economici care desfăşoară următoarele activităţi:

- comerţul ocazional cu produse agricole autohtone efectuat de către producătorii agricoli individuali deţinători de autorizaţie în pieţe, târguri, oboare sau alte locuri publice autorizate, livrările de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate, precum şi activităţile de jocuri de noroc desfăşurate cu mijloace tehnice de joc ce funcţionează pe baza acceptatoarelor de bancnote sau monede;

- serviciile de alimentaţie publică efectuate în mijloace de transport public de călători;

- vânzarea de ziare şi reviste prin distribuitori specializaţi;

- transportul public de călători în interiorul unei localităţi pe bază de bilete sau abonamente tipărite conform legii, precum şi cu metroul;

- activităţile pentru care încasările se realizează pe bază de bonuri cu valoare fixă tipărite conform legii - bilete de acces la spectacole, muzee, expoziţii, târguri şi oboare, grădini zoologice şi grădini botanice, biblioteci, locuri de parcare pentru autovehicule, bilete de participare la jocuri de noroc şi altele similare;

- activităţile de asigurări şi ale caselor de pensii, precum şi activităţile de intermedieri financiare, inclusiv activităţile auxiliare acestora.

De reţinut! Nu sunt exceptate activităţile de schimb valutar cu numerar şi substitute de numerar pentru persoane fizice, altele decât operaţiunile efectuate de punctele de schimb valutar din incinta instituţiilor de credit, aparţinând acestor instituţii, precum şi cele efectuate prin intermediul automatelor de schimb valutar;

- activităţile desfăşurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implică crearea unei societăţi comerciale;

- vânzarea obiectelor de cult şi serviciile religioase prestate de instituţiile de cult;

- comerţul cu amănuntul prin comis-voiajori, precum şi prin corespondenţă, cu excepţia livrărilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine şi unităţile de alimentaţie publică, pe bază de comandă;

- serviciile de instalaţii, reparaţii şi întreţinere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului;

- vânzarea pachetelor de servicii turistice sau de componente ale acestora de către agenţiile de turism, definite potrivit legii;

- furnizarea la domiciliul clientului a energiei electrice şi termice, a gazelor naturale, a apei, a serviciilor de telefonie, inclusiv de telefonie mobilă, de poştă şi curier, de salubritate, de televiziune, inclusiv prin cablu, de Internet;

- efectuarea lucrărilor de construcţii, reparaţii, amenajări şi întreţinere de locuinţe;

- serviciile medicale cu plată prestate la domiciliul sau la locul de muncă al clientului;

- serviciile de transport feroviar public de călători în trafic intern şi internaţional, prestate de societăţi comerciale persoane juridice române.

Procurarea, atribuirea numărului de ordine şi fiscalizarea AMEF

a) Aparatele de marcat electronice fiscale sunt livrate prin distribuitori autorizaţi. Distribuitorul autorizat are dreptul de a comercializa aparatele de marcat electronice fiscale, inclusiv produsele complementare acestora, pentru care a obţinut avizul, precum şi obligaţia să asigure service la aceste aparate atât în mod direct, cât şi prin alţi operatori economici acreditaţi de către acesta, denumiţi unităţi acreditate pentru comercializare şi/sau service. În situaţia defectării aparatelor de marcat electronice fiscale utilizatorii sunt obligaţi ca în momentul constatării defecţiunii să anunţe distribuitorul autorizat care a livrat aparatul sau, după caz, unitatea de service acreditată acestui distribuitor autorizat.

b) Documentele necesare atribuirii numărului de ordine:

- cererea pentru atribuirea numărului de ordine, care se procură de la organul fiscal sau de la distribuitor;

- copia facturii şi a documentului de plată ce atestă achiziţionarea AMEF;

- copia procesului-verbal de sigilare a memoriei fiscale şi a aparatului de marcat electronic fiscal transmis de distribuitor odată cu AMEF;

- declaraţia pe propria răspundere în care se menţionează adresa locului unde va fi instalat aparatul de marcat electronic fiscal sau, după caz, declaraţia privind desfăşurarea activităţii în regim ambulant sau în regim de taxi;

- declaraţia pe proprie răspundere privind numărul de înmatriculare al autovehiculului pe care se va instala aparatul de marcat electronic fiscal, însoţită de autorizaţia de taxi;

- certificatul constatator eliberat de Oficiul Registrului Comerţului (ORC) care atestă deschiderea punctului de lucru sau copie după autorizaţia de funcţionare pentru persoane fizice autorizate;

- copia certificatului de înregistrare al firmei, eliberat de ORC.

Documentele se depun la registratura DGFP Vâlcea pentru Biroul de autorizări şi supraveghetori fiscali care atribuie numărul de ordine în trei zile de la data depunerii cererii.

c) Fiscalizarea AMEF

Ulterior obţinerii numărului de ordine, utilizatorii AMEF au obligaţia de a se prezenta cu aparatul de marcat la distribuitorul de unde a fost achiziţionat şi în prezenţa unui inspector fiscal vor proceda la fiscalizarea acestuia.

Fiscalizarea este operaţiunea prin care se procedează la identificarea memoriei fiscale şi a utilizatorului prin datele înscrise în aceasta, respectiv seria fiscală a aparatului, antetul bonului fiscal, data şi ora la care se activează memoria şi se efectuează în momentul instalării aparatului la utilizator.

Corectarea unui bon fiscal eronat

Pentru corectarea sau anularea înregistrării unei operaţiuni după emiterea bonului fiscal utilizatorul întocmeşte un dosar care va cuprinde:

- sesizarea scrisă a persoanei care a efectuat greşit operaţiunea, cu precizarea motivaţiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum şi a numărului de ordine al bonului fiscal de corectat, a orei şi minutului emiterii acestuia;

- decizia scrisă de aprobare a corectării operaţiunii greşit efectuate, emisă de directorul financiar-contabil, contabilul-şef sau de altă persoană care răspunde de gestionarea patrimoniului unităţii;

- copie de pe nota sau notele de recepţie şi constatare de diferenţe, întocmite de la ultima inventariere până la zi, prin care a fost stabilit preţul cu amănuntul al produsului sau produselor înregistrate greşit în AMEF;

- nota de contabilitate care reflectă operaţiunea efectuată.

În cazul returului de marfă utilizatorul întocmeşte un dosar care va cuprinde:

- nota de recepţie şi constatare de diferenţe cod 14-3-1A, întocmită în baza bonului fiscal emis anterior pentru marfa respectivă;

- dispoziţia de plată-încasare către casierie cod 14-4-4;

- factura sau factura fiscală în roşu, după caz.

Obligaţiile utilizatorilor AMEF

Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale au următoarele obligaţii:

- să afişeze la loc vizibil anunţuri de atenţionare a clienţilor cu privire la obligaţia acestora de a solicita şi de a păstra bonurile fiscale asupra lor până la părăsirea unităţii de livrare a bunurilor sau de prestare a serviciilor în vederea prezentării lor la un eventual control, pentru justificarea provenienţei acestora;

- să consemneze în cartea de intervenţii a aparatului de marcat electronic fiscal, în situaţia defectării acestuia, data şi ora la care au anunţat defectarea şi să păstreze confirmarea scrisă, respectiv telex, fax sau altele asemenea, privind anunţarea defectării aparatului;

- să înregistreze, până la repunerea în funcţiune a aparatului defect, tranzacţiile efectuate în această perioadă în registrul special, care se completează fără ştersături sau fără spaţii neutilizate.

- să păstreze cartea de intervenţii, iar împreună cu unităţile de service acreditate răspund de completarea şi de actualizarea acesteia cu datele referitoare la identitatea utilizatorului şi la intervenţiile service efectuate;

- să folosească numai consumabile de tipul şi cu caracteristicile tehnice prevăzute în manualul de utilizare a aparatului respectiv;

- să folosească numai consumabile care asigură menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare, respectiv 10 ani;

- să informeze de îndată organul fiscal în a cărui rază teritorială a fost instalat aparatul în cazul pierderii sau deteriorării cărţii de intervenţii. Informarea se va face în scris prin depunerea acesteia la sediul organului fiscal, căruia i se va prezenta pentru ştampilare, o nouă carte de intervenţii reconstituită, pe răspunderea utilizatorului şi a unităţii de service acreditate, pe baza datelor înregistrate în memoria fiscală, inclusiv în ceea ce priveşte toate evenimentele reset, şi a documentelor păstrate, potrivit legii, la sediul utilizatorului;

- să solicite distribuitorului autorizat de la care a cumpărat aparatul sau unităţii acreditate de către acesta completarea manualului de utilizare cu informaţii privind tipul şi caracteristicile tehnice ale consumabilelor, dacă manualul de utilizare a aparatului respectiv nu conţine astfel de informaţii;

- să încheie cu furnizorii consumabilelor contracte ferme conţinând clauze de livrare numai a consumabilelor de tipul şi cu caracteristicile tehnice prevăzute în manualul de utilizare, care să asigure menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare prevăzută de prezenta ordonanţă de urgenţă, precum şi clauze privind daunele la care sunt îndreptăţiţi utilizatorii în cazul nerespectării clauzelor contractuale de către furnizori;

- să păstreze rola-jurnal în arhivă timp de 2 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia a fost întocmit;

- să arhiveze şi să păstreze Registrul special şi raportul fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de 10 ani, iar raportul fiscal de închidere zilnică, pe o perioadă de 5 ani;

- să predea memoria fiscală spre păstrare şi arhivare direcţiilor generale ale finanţelor publice judeţene sau a municipiului Bucureşti, după citirea acesteia şi preluarea rolei pe care sunt înregistrate datele din aceasta de către organul fiscal teritorial în situaţia în care memoria fiscală se umple, atunci când aceasta trebuie înlocuită ca urmare a defectării, ori când nu mai poate fi folosită de către utilizatori din diverse motive, precum şi în cazul în care operatorul economic îşi încetează activitatea la punctul de lucru sau la sediul social, după caz.

Obligaţiile distribuitorilor de AMEF

Principalele obligaţii ale distribuitorilor autorizaţi şi ale unităţilor de service acreditate sunt:

- să livreze numai aparate de marcat electronice fiscale conforme cu modelul avizat;

- să emită certificate de garanţie pentru aparatele de marcat electronice fiscale distribuite;

- să completeze, la cererea utilizatorilor, manualul de utilizare cu informaţii privind tipul şi caracteristicile tehnice ale consumabilelor, dacă manualul de utilizare a aparatului respectiv nu conţine astfel de informaţii;

- să livreze utilizatorilor numai consumabilele prevăzute în contractele ferme încheiate cu aceştia şi răspund solidar pentru nerespectarea prevederilor legale referitoare la tipul şi caracteristicile tehnice ale consumabilelor folosite şi, respectiv, furnizate, precum şi la condiţia privind menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare stabilită;

- să doteze şi să furnizeze o dată cu aparatele de marcat electronice fiscale manualul de utilizare a acestora în limba română, precum şi o broşură cu pagini numerotate, care conţine evoluţia exploatării aparatului, denumită carte de intervenţii;

- să asigure, în termen de maximum 72 de ore de la solicitarea utilizatorului, instalarea aparatului nou, precum şi înlocuirea memoriei fiscale defecte ori a cărei capacitate de stocare a fost epuizată;

- să asigure suportul hard/soft necesar, în cazul în care aparatul de marcat electronic fiscal urmează să fie integrat ca parte a unui sistem de gestiune, iar prin personalul din reţeaua de service acreditată să verifice integrarea corectă a aparatului în sistem.

Sanctiuni:

1. Pentru neîndeplinirea obligaţiei operatorilor economici de a se dota şi de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale avizate, de la data începerii activităţilor comerciale desfăşurate în fiecare locaţie, neemiterea bonului fiscal pentru toate bunurile livrate sau serviciile prestate ori emiterea de bonuri cu o valoare inferioară celei reale, precum şi nereintroducerea datelor înscrise pe rola jurnal privind tranzacţiile efectuate de la ultima închidere zilnică până în momentul ştergerii memoriei operative se sancţionează cu amendă de la 8.000 la 10.000 lei.

2. Emiterea bonului fiscal conţinând date eronate sau fără ca acesta să conţină toate datele se sancţionează cu amendă de la 2.000 la 4.000 lei.

3. Nepredarea bonului fiscal clientului de către operatorul aparatului de marcat electronic fiscal se sancţionează cu amendă de la 800 la 1.500 lei şi se aplică persoanei fizice.

4. Neîndeplinirea de către utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale a obligaţiei de a afişa anunţurile de atenţionare a clienţilor privind solicitarea şi păstrarea bonurilor fiscale asupra lor până la părăsirea unităţii de livrare a bunurilor sau de prestare a serviciilor se sancţionează cu amendă de la 2.000 la 4.000 lei.

5. Nerespectarea de către utilizatori a obligaţiei de a anunţa unitatea de service desemnată de distribuitorul autorizat ori, după caz, distribuitorul sau reprezentantul acestuia în momentul constatării defectării aparatelor de marcat electronice fiscale se sancţionează cu amendă de la 2.000 la 4.000 lei.

6. Încălcarea de către utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale a următoarelor dispoziţii: să folosească numai consumabile de tipul şi cu caracteristicile tehnice prevăzute în manualul de utilizare a aparatului respectiv; să folosească numai consumabile care asigură menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare; să solicite distribuitorului autorizat de la care a cumpărat aparatul sau unităţii acreditate de către acesta completarea manualului de utilizare cu informaţii privind tipul şi caracteristicile tehnice ale consumabilelor, dacă manualul de utilizare a aparatului respectiv nu conţine astfel de informaţii; să încheie cu furnizorii consumabilelor contracte ferme conţinând clauze de livrare numai a consumabilelor de tipul şi cu caracteristicile tehnice prevăzute în manualul de utilizare, care să asigure menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare, precum şi clauze privind daunele la care sunt îndreptăţiţi utilizatorii în cazul nerespectării clauzelor contractuale de către furnizori se sancţionează cu amendă de la 40.000 la 60.000 lei.

7. Nerespectarea obligaţiei de a păstra şi arhiva rola jurnal, raportul fiscal de închidere zilnică şi registrul special cu excepţia activităţii de transport în regim de taxi se sancţionează cu amendă de la 8.000 la 10.000 lei.

8. Nerespectarea obligaţiei de a păstra, de a completa şi de a actualiza cartea de intervenţii şi nerespectarea obligaţiei de a înregistra în registrul special a tuturor operaţiunilor efectuate şi de a emite facturi fiscale pentru respectivele operaţiuni, la cererea clientului până la repunerea în funcţiune a aparatelor de marcat electronice fiscale defectate se sancţionează cu amendă de la 8.000 la 10.000 lei.

9. Nerespectarea obligaţiei de a preda memoria fiscală spre păstrare şi arhivare direcţiilor generale ale finanţelor publice judeţene sau a municipiului Bucureşti, după citirea acesteia şi preluarea rolei pe care sunt înregistrate datele din aceasta de către organul fiscal teritorial se sancţionează cu amendă de la 40.000 la 60.000 lei.

via: Finante Valcea